공모전 수상자들이 추천하는 화상회의 프로그램, 시간 관리 방법

안녕하세요.
공모전, 대외활동 정보를 공유하는 링커리어정보지기입니다.

공모전은 아이디어를 만드는 과정이 중요합니다.
서로 머리를 맞대어 창의적인 아이디어를 제시하고,
이를 단단하게 뒷받침했을 때 비로소 수상이라는 결과도 따라오게 됩니다.

하지만 결코 쉬운 일이 아닙니다.
특히나 아이디어를 모으기 위한 회의와 시간 분배에 어려움을 겪습니다.
코로나 19로 인해 대면 회의가 어려운 이 시기엔 더더욱 그렇죠.

그렇다면 공모전 수상자들은 어떤 방식을 활용해 어려움을 이겨냈을까요?

메이저 공모전 수상자들을 만나 이들이 추천하는 화상회의 프로그램과 시간 관리 방법에 대해 얘기를 나눠봤습니다.

오수빈 씨
- 이노션 S.O.S 캠페인 아이디어 공모전 3관왕 외 19개 공모전 수상 경력

시간을 분배할 때는 같은 곳에 모여 시간을 맞춰보면서 서로의 스케줄러에 다 같이 적는 아날로그 방식을 활용했습니다. 아무래도 수기로 적으면 좀 더 일정을 외우기 편합니다. 일주일에 1~2회 고정적으로 대면 미팅을 진행했습니다.

그 외 추가로 급히 상의할 부분이 있으면 디스코드 및 줌을 활용하여 비대면 화상 미팅도 추가로 진행했고, 평소에도 단체 카카오톡방을 활용하여 서로 시간이 날때마다 자유롭게 아이디어 및 진행 과정을 올리면서 피드백을 주고받았습니다. 그러다 보니 일상 속에서 자연스럽게 공모전이 녹아들었던 것 같습니다.

저도 시간 분배는 정말 어려운 일이라고 생각합니다. 그래서 일부러 공모전 출품 계획을 세울 때 정말 여유롭게 세우는 편입니다. 공모 요강 및 주제가 뜰 때 바로 아이디어 도출 과정에 들어가고, 마감 1주일 전까지 모든 제작을 마칩니다. 그 이후에는 퀄리티를 높이는 작업을 진행합니다. 이런 식으로 진행하면 상당히 여유롭게 제출할 수 있을 것이라 생각합니다.

그러나 그 이후에 갑자기 좋은 아이디어가 떠올랐을 때는 어쩔 수 없이 제작 벼락치기도 많이 하는 편입니다.

🖱️[이노션 공모전] "버려질 뻔한 아이디어, 마감 직전 제출해 3관왕 땄어요"

김재민 씨
- KOSAC 대전,충청 지역 최우수상 / 전국대회 장려상
- 제41회 제일기획 아이디어 페스티벌 동상

공모전 마감이 한 달도 안 남았을 때 팀이 구성되어 시간이 많이 부족했습니다. 부족한 시간 속에서 자료 조사 과정을 가장 중요하게 생각했습니다.

100을 기준으로 생각했습니다. 50 정도를 자료 조사와 간단한 아이디어를 도출해내는 데 사용했습니다. 또 기획서 제작 부분에는 시간이 부족해서 기획팀과 디자인팀을 나눴습니다. 기획팀이 컨펌을 맡고, 디자인팀이 바로 제작하는 방법을 사용했습니다. 시간을 줄이기 위한 방법이었습니다.

공모전에 참여하는 많은 분이 아이디어에 대해 확신을 하는데 굉장히 많은 시간을 소비한다고 생각합니다. 공모전 참여하시는 분들 모두 좋은 아이디어를 가지고 있으니 자신의 아이디어가 가장 좋다고 생각하고 아이디어와 인사이트에 대한 확신을 가진다면 시간 분배는 어렵지 않다고 생각합니다.

더불어 공모전을 진행할 때 스케줄러를 따로 사용하지는 않았습니다. 대신 1주일에 4회 이상 만나서 진행하는 것을 골자로 삼았습니다. 매 작업 일마다 일정 진행량을 꼭 정해두었고, 만약 A라는 목표가 있으면 목표 달성을 반드시 해냈습니다. 밤을 새우는 한이 있더라도 꼭 마무리를 지은 것 같습니다.

회의는 화상으로 진행했습니다. 홍익대학교가 사용하는 웹엑스 프로그램을 이용해서 화상회의를 진행했고, 나머지 시간에는 학교 강의실을 대여하여 진행했습니다.

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권가연 씨 / 김아현 씨
- 제41회 제일기획 아이디어 페스티벌 은상
- LG사이언스파크 굿즈 어워즈 1위

사실 저희 팀도 시간을 체계적이고 철저하게 분배해서 움직이진 못했습니다. 아무래도 공모전에만 몰두하기엔 개인 과제가 많은 대학생이었으니까요. 또 다들 MBTI 자율형 P친구들끼리만 모여서 더 그랬던 것 같습니다.

브랜드 정하는 거만 한 달을 미루고, 2주 동안 아이디어를 낸 뒤 디자인에 돌입했습니다. 온라인으로 이야기하면 제대로 회의가 안 될 걸 알기에 최대한 만나서 모든 소스를 펼쳐 아이디어를 내는 데 집중했습니다. 최소한 그 기간만큼은 초몰입 상태였다고 할 수 있겠네요. 서로 작업 스타일들을 너무 잘 알고, 또 어느 정도 비슷한 면도 있어서 시너지 효과가 잘 난 거 같습니다.

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김민성 씨 / 변정은 씨 / 이슬지 씨
- 제41회 제일기획 아이디어 페스티벌 영상부문 금상

민성
대단한 노하우가 있었던 건 아니지만, 당장 다음 일정만 잡는 게 아니라 대략 2주 치의 일정을 미리 정해놓고 준비를 했습니다. 그리고 일정에 변동이 생길 경우를 대비해 항상 예비일도 만들어 두었고요.

아이디어 회의를 마치고 실제 제작단계에 들어갈 때는 출품을 하는 날까지의 타임라인을 사전에 다 꼼꼼하게 챙겨뒀는데, 이렇게 미리 몇 주 뒤를 내다보고 스케줄링을 하다 보니 나름 효율적인 시간 분배를 하게 된 것 같습니다.

슬지
다 같이 모여 서로의 이야기를 듣고, 섞고, 비비면서 아이데이션을 할 때 더 좋은 결과물이 나왔던 것 같습니다. 그리고 회의 때 맑은 정신 상태와 함께 적극적으로 의견을 개진하고, 디벨롭 시키면서 진행하니 사전 준비에 대한 부담을 덜 수 있었습니다. 친구 만나는 것처럼 재미있게 회의를 하다 보면 모든 일이 척척 진행되더라고요. 이런 식으로 시간 관리를 효율적으로 했다고 생각하는데 다른 팀원들도 이렇게 생각할지는 모르겠네요.

정은
개인적으로 시간 분배에 있어서 가장 중요한 것은 팀원 모두가 모인 시간을 얼마나 알차고, 유의미하게 쓰느냐인 것 같습니다. 그래서 저희는 다음과 같은 회의 방식을 사용했습니다.

회의에 오기 전 : 회의 안건에 대해서 생각해오기
회의 시작 전 : 논의 후 결정되어야 하는 부분 리스트업
회의 중 : 회의가 너무 루즈하고 답이 안 나오는 것 같다 싶을 때는 빠르게 다른 논의 사항으로 변경하기(이것을 제때 끊어주지 못하면, 그날 정해야 하는 안건을 모두 정하지 못하고 이도 저도 아닌 상황이 생겨날 수 있습니다)
회의 끝내기 전 : 다음 회의까지 준비해야 하는 사항 리스트업 및 다음 회의 목표 및 날짜 정하기

상기와 같은 플로우로 흔들림 없이 계속 진행해 나갔던 것 같습니다. 그러다 보니 팀원들과 만나서 허투루 쓰는 시간이 없었던 것 같네요. 회의를 거듭해 나갈 때마다 아이디어를 잘 발전시키고, 성공적인 결과물을 낼 수 있었던 가장 결정적 이유가 아닐까 싶습니다.

🖱️[제일기획 아이디어 페스티벌] "영상 부문? 핵심은..." 41회 금상 수상자를 만나다

배수연 씨 / 한민지 씨 / 김다현 씨
- 2020 DCA 대학생광고대상 금상
- 제일기획 아이디어 페스티벌 파이널리스트
- 제1회 미스터멘션 대학생 마케팅 공모전 입선(한민지씨)
- 그럴숙명 광고캠페인 공모전 장려상(한민지씨)

수연
음... 사실 저희도 시간에 쫓기면서 출품한 작품들이 있어서 시간 분배를 아주 성공적으로 했다고 할 수는 없을 것 같아 조언을 드리는 게 조금 어색하네요. 그래도 약간의 팁을 드리자면 제작에 들어가는 데드라인은 꼭 정해두는 것을 추천합니다. 기획과정에서 회의를 하다 보면 생각보다 잘 안 풀리는 경우가 많습니다. 그러다 보면 아이데이션이 계속 길어져서 결국 시각화하는 단계에서 시간이 엄청 촉박해지기 마련입니다. 시각화는 이날부터 꼭 시작을 해야 한다는 데드라인을 정해두면 효율적으로 기획이 빨리 나올 수 있습니다.

그리고 여러 개의 작품을 출품하는 경우라면, 완성된 출품작은 그때그때 출품을 하는 게 좋은 것 같습니다. 한꺼번에 몰아서 출품하려고 마감 시간까지 미뤄두면 그 시간대에는 서버가 터질 수도 있기 때문이죠. 열심히 준비한 작품을 출품하지 못하는 상황도 발생하게 된답니다. 어떻게 아냐고요? 저희도 알고 싶지 않았습니다. 그런데 HS애드 공모전 때 이런 실수를 했던 적이 있어서 DCA 때는 완성된 작품은 중간에 꼭 출품해두었습니다.

다현
저희는 한 주마다 빠른 개인 일정 공유 + 회의 일정 픽스의 루틴을 거쳤습니다. 주 1회는 반드시 회의를 진행했고, 제출 마감을 앞두고는 유동적으로 회의 일정을 더 늘리기도 했죠.

회의는 전부 Zoom 화상 회의로 진행했는데, 마감을 앞두고는 계속 방을 열어두고 같이 밤을 새웠습니다. 화면 공유로 틈틈이 각자 진행 상황을 공유했고, 각자 집중 스타일이 달라 작업하다가 돌아오거나, 같이 모이되 개인 PC로 작업을 하는 식이었습니다.

🖱️[DCA 광고대상] '25번 도전→금상 수상' 고교 동문 3인방의 3대 공모전 정복기

전무이 씨 / 장지원 씨
- 제11회 서울시 살기 좋은 마을만들기 공모전 골목길재생부문 최우수상

무이
실제로 저희 팀원들 4명 중 3명이 재학 중이었기 때문에 시험 기간이 겹칠 때마다 어려움이 있었습니다. 시험 기간이 아니더라도 대외활동 등 각자의 스케줄이 많은 편이었기 때문에 여러모로 어려움이 많았습니다.

하지만 모두 이 공모전에 대한 열의가 있었기 때문에 시간을 꾸역꾸역 만들었습니다. 맞는 시간이 없을 경우 밤 10시 정도에 만나 아침까지 밤샘 작업을 하기도 했습니다. 한번 만났을 때 각자 할 일에 대해 충분히 이야기하고 분배해서 타임라인에 맞춘 뒤 각자 작업을 진행했습니다. 각자 작업을 진행하는 시기에는 카카오톡이나 ZOOM 회의를 활용해 함께 검토하고 피드백하는 시간을 가졌습니다.

이렇게 비대면과 대면 모임을 적절히 조합하고, 꼭 낮이 아니더라도 시간이 맞으면 새벽이나 밤에도 만나고자 했던 열의가 있었기에 적절한 시간 분배가 가능했다고 생각합니다.

지원
한 명을 제외하고 모두 재학 중이어서 시간을 맞추기가 힘들었는데 저희는 줌을 통해 밤, 특히 10시 정도에 회의를 자주 했습니다. 한번 일주일에 맞출 수 있는 시간을 찾고 나니 그 후부터는 크게 어렵지는 않았던 것 같습니다. 아무리 짧은 회의여도 자주 진행하는 게 중요하다고 생각했습니다.

🖱️[서울시 살기 좋은 마을 만들기 공모전] "경쟁률 대비 후한 상금, 수상 핵심은 현실성"

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