[새내기를 위한 대학 꿀팁] 교수님께 보내는 메일은 이렇게!

안녕하세요! 

링커리어 콘텐츠 에디터 17기 김희현입니다!

 

이제 몇 주후면 24학번 신입생분들이 대학에 입학하는데요!

대학 생활에서 필수로 알아두어야 편하고 교수님께도 좋은 인상을 남길 수 있는

"메일 작성법"에 대해 알려드리려고 합니다!

 

 

과제나 성적 관련 혹은, 강의 일정에 대해 문의할 내용이 생기면 강의 후 교수님께 직접 문의하는 방법도 있지만, 

메일로 문의를 보내는 방법을 많이 쓰게 됩니다.

 

교수님의 메일은 학기 초에 알려주시는 경우도 있고, 학과 홈페이지나 강의 수업계획서에 탑재되어 있는 경우도 많으니

필요하시다면 꼭 확인해보시길 바랍니다!

 

제가 준비한 문의 메일 작성법은 대학을 졸업하고 나서도 활용할 수 있는 가장 기본적인 메일 작성법이라고 할 수 있을 것 같습니다. 그만큼 간단하고 쉽게 정리해봤으니 도움이 되었으면 좋겠습니다.

 

 

1. 제목 작성

 

◆ 제목에는 [수업명] 학번 이름 목적을 분명하게 명시한다.

 

교수님들은 학생들의 문의 메일말고도 업무 메일로도 항상 많은 메일을 수신하십니다. 그래서 빠르고 정확한 문의를 위해서는 반드시 제목에서 내용을 확인할 수 있어야 하는데요. 

이때 자신이 듣고 있는 수업명, 학번, 이름, 목적을 명시하면 교수님이 확인하시기 편할 뿐만 아니라 본인이 메일을 확인할 때에도 많은 도움이 됩니다.

 

◆ 제목은 핵심 키워드를 중심으로 간결하게 작성한다.

 

메일은 편지가 아니기 때문에 짧고 간결하게 핵심 키워드를 중심으로 제목을 작성하는 편이 가독성에도 도움이 됩니다.

 

따라서 좋은 메일 제목은 다음과 같습니다.

 

예시) [대학글쓰기] 2024XXXX 김링키 중간고사 성적 관련 문의 드립니다. 

 

 

2. 본문 작성

 

◆ 교수님께 간단히 인사를 드린다.

 

인사와 함께 교수님 성함을 한 번 언급하여 내용 실수를 덜하는 과정을 거치는 것이 좋습니다.

가볍게 날씨나 계절에 대한 이야기를 언급해도 분위기를 환기할 수 있습니다.

 

◆ 수업명, 학과, 학번, 이름을 밝힌다.

 

제목에 작성하긴 했으나 본문에서도 다시 언급하여 자신을 명확히 알리고 교수님이 학생 명단을 바로 확인할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 

 

◆ 메일 목적을 이야기한다.

 

메일을 작성하게 된 목적을 가장 앞에 작성하고 그 뒤 문의 내용을 작성하여 두괄식으로 작성하는 것이 좋습니다.

문의 내용에는 문의를 넣게된 이유를 넣어 어느 부분이 궁금한 것인지 언급하면 좋습니다.

 

◆ 마지막에 감사 인사를 전한다.

 

메일을 마무리하면서 짧게라도 감사 인사를 덧붙이면 마지막까지 정중하고 예의있는 모습을 남길 수 있습니다.

 

 

따라서 좋은 메일 내용은 다음과 같습니다.

 

예시) 

 

안녕하세요. 000교수님.

24년 1학기 000 수업을 수강중인 00학과 2024XXXX 김링키라고 합니다. 

중간고사 성적 관련 문의 드립니다.

 

(문의 내용 작성 - 중간고사의 채점 기준을 알 수 있을까요? 제 답안에서 부족한 점이 무엇이었는지 궁금합니다. 등)

 

한 학기 수업 잘 부탁드립니다. 좋은 하루 보내시길 바랍니다.

감사합니다. 

 

 

3. 그 외 꿀팁

 

◆ 교수님의 메일 수신을 확인하고 싶다면 지메일 보다는 네이버 메일을 추천

 

지메일의 경우 수신 확인에 있어 네이버 메일보다 복잡함이 있기 때문에 어플에서도 수신 확인이 가능한 네이버 메일로 수신 확인을 하면 내 메일이 제대로 수신되었는지 확인하기 수월합니다.

 

◆ 전달 내용은 짧고 명확하게 이야기한다.

 

긴 글은 내용의 중점이 흐릿해지는 위험을 가져올 수 있기 때문에 전달 내용은 최대한 짧고 명확한 것이 상호간에 내용을 파악하기에 좋습니다.

 

◆ 이모티콘, 은어, 비속어 사용을 자제한다.

 

메일은 편지가 아니고, 더군다나 교수님께 보내는 메일이라면 예의를 갖추는 것이 좋은 인상을 남기는 데 좋기 때문에 이모티콘이나, 은어, 비속어는 자제하고 단정한 문체로 작성하는 것이 좋습니다.

 

◆ 메일 전송시간은 되도록 교수님의 근무시간 내에만 보낸다. 

 

업무 시간 외에 업무 부탁을 받으면 불편한 것과 마찬가지로 교수님의 근무 시간내에 메일을 전송하는 것이 가장 좋습니다. 또, 근무 시간 내에 메일을 수신하면 빠른 답장을 기대해볼 수 있기 때문입니다. 

 

◆ 회신 요구가 없다면 따로 답장하지 않아도 괜찮다.

 

위에도 언급했듯 교수님들은 학생들의 문의 메일말고도 상당한 양의 메일을 수신하기 때문에 단순히 확인이나 감사인사가 적힌 불필요한 메일 수신은 별로 도움이 되지 않습니다. 교수님의 회신 요구가 있지 않다면 답장 메일을 전송하지 않아도 괜찮습니다. 

 

 

지금까지 문의 메일 작성법에 대해 알아봤습니다!

어떠신가요? 이제 간단한 문의같은 경우는 쉽게 작성할 수 있으실 거라고 생각되는데요.

 

더 많은 대학 생활 꿀팁과 정보들은 링커리어에서 만나보실 수 있습니다.

 

링커리어 콘텐츠 에디터 17기 김희현이었습니다. 감사합니다!