사회초년생 전화예절 팁

사회 초년생들에게는 모든 일이 힘들고 어렵겠지만 그 중 가장 어려울 것 같은+가장 기본적인 전화예절

나는 메신저나 문자로 소통하는 게 익숙하고 전화에 좀 취약해 흔히 말하는 콜포비아를 겪고 있어

그래서 전화예절에 대해 찾아봤고 유용한 정보들인 것 같아 링키들에게도 공유하려고 해!

회사에서 전화업무는 자신의 이미지뿐만 아니라 회사의 이미지까지 영향을 미쳐서 저엉말 중요한 거 다들 알고 있지?

1. 전화벨 세 번 이상 울리기 전에 받기

전화벨이 세 번 이상 울리기 전에 전화받는 것이 예의야

세 번 이상의 전화벨이 울리게 되면 전화를 거는 쪽에서 부재중이라 생각해 전화를 끊게 될 수도 있어 그래서 세 번 이상 울리기전에 받아야 해

만약 다른 직원의 자리에 전화벨이 한 번, 두 번 울릴 때까지 아무도 받지 않는다면 내가 전화를 받아 일 처리를 하는 게 좋아

2. 부서와 이름 밝히기

우리는 보통 전화할 때 ‘여보세요’라고 받지만 회사에선 ‘여보세요’라는 말 보다는 자신의 부서와 이름을 소개해야 해

예를 들어 ‘감사합니다 OO팀 OOO입니다.’ 이렇게 말이야!

3. 메모하는 습관 가지기

전화를 받자마자 메모지에 적을 준비를 해야 해

그러면 책상 위에는 항상 포스트잇이나 메모지, 펜을 준비해 두는게 좋겠지?

대부분의 전화에는 업무상 기억해야 할 내용이 담겨있기 마련이라 자신의 기억력만 믿지 말고 항상 메모하는 습관 필수!

[메모 필수 항목]

1. 누가?

- 전화를 하는 사람이 누구인지 상대방의 이름과 소속 직함 반드시 물어보기

2. 왜?

- 전화를 건 목적이 무엇인지

3. 무엇을?

- 요청하는 것이 무엇인지

4. 전화 끊을 때는 인사말과 상대방이 먼저 전화를 끊은 후 전화 끊기

용무가 끝났다고 해서 전화를 뚝 끊어버리는 것은 안돼!

전화를 끊을 때에 ‘감사합니다’의 간단한 인사말을 덧붙이는 것이 좋아

또한 전화를 끊을 때에 상대방이 전화를 끊은 것을 확인하고 수화기를 내려놓아야 해

5. 당겨 받기 / 돌려주기

회사 전화기에는 당겨 받기 버튼이 있어 당겨 받기를 누르면 자신의 전화로 연결이 되어 대신 받을 수 있어

전화가 오는데 자리에 담당자가 없다면 당겨 받기 버튼을 누르고 상대방에게 “OOO대리님께서 지금 자리에 안 계시는데, 메모

남겨드리겠습니다.”라고 말을 하고 메모를 남겨

만약 전화를 받고 있던 중 담당자가 왔다면 상대방에게 담당자가 자리에 돌아왔다는 내용을 알린 후 연결해 드리겠다고 말하고

돌려주기 버튼을 누르면 돼 

생각보다 별 거 아닌 것처럼 보이지만 막상 전화업무를 보게 되면 실제로 이어지기 조금 힘들더라구 

미리부터 숙지를 해놓고 계속 상기시켜놔야겠어!

알려드린 전화 예절이 도움이 되길 바라며 성공적인 회사 생활을 기원할게!