직장동료 간 갈등 고민

과, 팀이 다른 동료가 있는데 제가 맡은 직무 성격 상 자주 의견을 주고받아야 하는 분이 계십니다.

나이차, 경력차도 많이 나시는 분인데 중요한 회의를 추진할때마다 매번 갈등이 발생합니다.

서로 맡은 직무에 따라 안건을 보고하거나 건의하는 그런 회의라 보면 됩니다.

주로 발생하는 문제가

1. 회의 안건과 일정에 대해 말씀나누고자 가면 동료분이 타 업무로 인해 바빠 다음으로 넘기다가,
결국엔 안건도 못받고 회의를 진행하여 제가 무시(?)를 해버리게 되는 케이스

2. 제가 아직 부서별 추진경과, 현황에 대한 회의자료를 취합하느라 정리가 지연되어 공유를 못드리다가,
회의날짜 1~3일 전에 공유드리고 안건을 요청드려 서로 곤란하게 되는 케이스

3. 서로 업무방식이나 의견 차이가 있어 어떻게 해결해나갈지도 모르겠고,
제가 동료분께서 구체적으로 무엇을 원하시는지 파악을 하기 힘든 상황

4.서로 직무가 비슷하지만 과, 팀이 달라 업무상황을 서로 이해할 수 없다는 처지도 있다고 생각합니다.
중재를 해주실만한 상급자도 없구요.

매번 이런 어려움이 복합적으로 발생하여 힘든 상황이 이어지곤 하는데, 어떻게 해결해나가야할까요??