[공모전 칼럼] #3. 공모전, 프로젝트 관리의 A to Z

공모전부터 프로젝트 업무까지 피할 수 없는 가장 중요한 법칙은 바로 데드라인(Deadline)입니다.

바로, 마감기간이 있다는 것인데요. 공모전을 진행해보신 분이라면 시간에 쫓기며 마감을 해본 경험이 있을 것입니다. 프로젝트 관리를 해야하는 가장 큰 이유는 마감을 안전하게 하기 위해서입니다. 시간에 쫓기며 한 작업물은 피드백을 거치지 못하고 꼭 실수가 나오는 경우가 많기 때문에 모든 요소를 고려하여 안전하게 마감을 하기 위해 프로젝트 관리는 필수적이라고 할 수 있습니다. 그렇다면, 프로젝트 관리 어떻게 해야 할까요?

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제가 추천하는 가장 쉬운 프로젝트 관리는 세 가지 방법을 사용하는 것이라고 할 수 있습니다.

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- 첫 번째 방법 : 가장 먼저 신경써야 할 것은 '일정관리'입니다. 한정된 시간속에서 한정된 자원을 어떻게 쓸 것인가를 정하는 것이죠. 때문에 첫 회의에 얼만큼의 시간이 있는지를 확인하기 위해 D-day 체크를 하고, 피드백 기간을 고려하여 초안, 중간 결과물, 최종 결과물을 언제까지 제작할 것인지 대략적인 마일스톤(Milestone)을 체크해야합니다. 마일스톤은 현재의 프로젝트 진행이 어느 시점에 있는지를 파악하기 위해 필요합니다. 물론 실제 프로젝트가 진행되면 오차는 생기기 마련이지만, 최대한 오차를 줄이는 것이 성공적인 프로젝트 관리라고 볼 수 있습니다.

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- 두 번째 방법 : 그 다음은 바로 각자의 '포지션' 입니다. 프로젝트는 협업이기 때문에 서로 같은 일을 하는 것보다 다른 일을 하면서 상호보완하는 것이 중요합니다. 때문에 각자 다른 역할을 수행하는 것이 중요합니다. 그래서 개인의 역량을 투명하게 밝히고, 최적의 효율을 낼 수 있는 포지션을 설정해야 합니다. 하지만, 자료조사의 경우 각자의 포커스가 다르기 때문에 초반에는 다같이 주제에 대한 자료조사를 해야 아이디어가 한 방향으로 치우치지 않습니다.

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- 세 번째 방법 : 마지막으로 가장 중요한 자료와 작업물의 '공유' 입니다. 자료와 작업물을 지속적으로 공유하고 피드백이 이루어져야 수월하게 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 일반적으로 단톡방에서 자료를 공유하는 경우가 많은데, 이 케이스는 한 명이 계속 취합을 해야만하고 자료양이 방대해지면 정리하는 것이 부담이 되는 큰 단점이 있습니다. 이러한 부분을 해결하기 위해 제가 추천하는 방법은 '협업 툴'을 이용하는 것입니다. 협업 툴의 종류에는 잔디, 노션, 슬랙 등 여러가지가 있지만, 가장 쉽운 접근성을 가진 '구글스프레드'를 사용하시는 것을 추천드립니다. '구글스프레드'는 구글드라이브와 연동되어 자료를 공유해서 보는 것도 적합하고 또한 모든 멤버가 실시간으로 수정하는 것이 가능하기 때문에 공모전을 할 때 가장 쉽게 접근할 수 있는 협업 툴입니다.

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위에서 말한 것 말고도 수 많은 프로젝트 관리 방법이 있지만, 공모전에서는 위의 방법을 이용하는 것이 경험 상 가장 도움이 많이 되었던 것 같습니다.

저 방법에 덧붙여서 자신만의 노하우를 쌓는다면 나중에 프로젝트 업무에서도 빛을 발하는 자신의 장점이 될 것이라고 생각해요! 모두 수상하는 그 날까지 파이팅입니다!