[공모전 칼럼] #4. 자료 관리 능력으로 시야를 넓혀라.

공모전을 진행하다보면 주고받는 자료들이 너무 많아 헷갈리고, 정돈이 안되어 필요한 자료를 넣을 때, 다시 찾아야하는 수고로움을 겪으신적 다들 있으실 것입니다.

그래서 오늘은 자료 관리 능력을 활용하여 효율을 높이고, 평소에도 적용하여 시야를 넓이는 방법에 대해 설명하고자 합니다.

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공모전이나 프로젝트를 진행하다보면, 파일이 오고가는 경우가 많습니다. 그 경우에 카카오톡 단체채팅방을 활용하여 문서와 파일을 공유하실텐데요. 아무래도 피드백 이후 수정되고, 문서가 서로 번갈아가며 작업하는 경우에 수정된 자료와 자료를 보아야 한 순서가 많이 헷갈리실 것 같습니다. 그 때, 가장 빠르게 정리할 수 있는 방법은 정해진 규칙으로 '파일명'을 정하는 것입니다.

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파일명은 회사에서도 '프로젝트명_작성자_날짜'의 방식으로 표기하는 것이 일반적입니다. 예를 들어 '제일기획공모전_아무개_200918' 이런식으로 사용하는 것인데요. 여기서 조금 더 직관적으로 파악할 수 있는 명칭을 추가하면 더 좋습니다. 예를 들어 '제일기획공모전(MZ트렌드)_아무개_200918(1차)' 이런식이라면 프로젝트 명 옆에 구체적으로 어떤 자료인지를 표기하고, 뒤에는 몇 번째 수정인지를 표기하는 것이죠. 이런 방법으로 한 가지 프로젝트의 자료를 날짜별, 분야별로 볼 수 있게 정리할 수 있습니다.

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 두 번째로, 뉴스 기사나 블로그의 자료들을 공유하면서 볼 때, url로 많이 확인하실텐데요. url로 쉽게 자료를 볼 수 있는 장점이 있지만, 역시 문제는 이와 같은 내용들이 너무 많아질 때 발생하게 됩니다. 수집한 내용을 확인해야 될 때 어떤 자료인지 생각이 안나거나, 찾기가 어렵기 때문이죠. 때문에 url을 엑셀이나 구글 스프레드로 수집하는 작업이 필요합니다.

 위의 사진이 제가 공모전을 할 때 사용한 자료 수집내용입니다. 분석단계, 중요도, 요약설명, url, 내용, 정리자 순으로 간략하게 표기를 하고 한 눈에 볼 수 있게 정리했습니다. 이렇게 정리를 해두면 자료가 100개를 넘어가도 쉽게 확인할 수 있고, 필요한 내용은 필터를 통해서 집중적으로 보는 것이 가능해집니다.

 그 외에도 노션을 이용하거나 원노트를 사용하는 것도 방법이지만, 중요한 것은 항목별로 분류하여 DB화를 시키는 것이 중요합니다. 이런 방법이 익숙해지면, 기획서를 쓸 때, 수집된 자료를 한번에 볼 수 있는 것이 가능해질 것입니다.

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 마지막으로, 폴더와 하위폴더를 관리하는 방법에 대해 말씀드리겠습니다. 사용자에게 따라 다르겠지만 폴더와 하위폴더는 로직트리(Logic tree)처럼 구성되어야 자신만의 DB를 구축할 수 있습니다. 저의 경우에는 공모전 - 공모전 분야별(기획, 디자인, 영상) + 공모전에 쓰이는 양식)로 구분하고 기획 공모전이라면, 기획공모전 - 연도별(2017, 2018, 2019)로 하위구분을 합니다. 더 세부적으로 들어가서 해당 공모전을 들어가면 공모전 요강, 공모전 사진자료, 공모전 기획서, 공모전 기사 스크랩 및 도표자료 등 이런식으로 세부 구분을 해서 모아 놓습니다.

 이런 작업이 습관화되면 다음에 다른 공모전을 할 때 그 상황에 해당하는 예전 자료를 바로 불러오거나 하는 것이 가능해집니다. 이를 통해 예전 자료를 더욱 더 잘 기억하고 시야를 높일 수 있는 방법이 됩니다.

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오늘은 '자료 관리 능력으로 시야를 넓혀라' 라는 주제로 글을 써보았는데요.

자료 관리는 실무에서도 필요한 능력이기 때문에 공모전에서 습관을 쌓아두시면,

나중에 꼭 큰 도움이 될 것입니다. 감사합니다.

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